Über die Schaltfläche "Nachrichten herunterladen" im Menü "Groupware Client > Optionen" können Sie festlegen, ob neue E-Mails in einem Ordner sofort komplett abgerufen werden sollen oder vorerst nur die Kopfzeilen. Sobald eine E-Mail, von der bisher nur die Kopfzeilen vorliegen, vom Nutzer in Outlook angeklickt und geöffnet wird, beginnt im Hintergrund automatisch das Herunterladen des vollständigen Inhalts.

Sie können für jeden E-Mail-Ordner individuell festlegen, ob neue E-Mails immer vollständig heruntergeladen werden oder nur die Kopfzeilen. Die Standardeinstellung für neu verbundene Ordner ist "Element samt Anlagen". Sie können die Standardeinstellung verändern, indem Sie die Einstellung für den Wurzelordner anpassen.

Vorteil des Herunterladens nur als Kopfzeilen ist der deutlich geringere Platzbedarf in der Datendatei auf dem lokalen System. Eine kleinere Datendatei hat häufig auch eine schnellere Reaktionsgeschwindigkeit von Outlook zur Folge.

Nachteil des Herunterladens nur als Kopfzeilen ist, dass Outlook nicht im Inhalt der noch nicht vollständig heruntergeladenen E-Mails suchen kann. Auch wird zum Lesen der E-Mail immer eine Verbindung zum Intra2net System benötigt. Das Verschieben oder Kopieren von E-Mails in eine andere Datendatei oder einen Ordner eines anderen Server-Kontos ist erst möglich, sobald die E-Mail lokal vollständig vorliegt.