Wird ein E-Mail-Konto parallel zum ActiveSync-Mobilgerät auch mit einem E-Mail-Client per IMAP verwendet, der das Löschen von E-Mails nicht über das Verschieben in einen Papierkorb, sondern über Löschmarkierungen abbildet, werden die von diesem E-Mail-Client gelöschten E-Mails erst zum Zeitpunkt des endgültigen Löschens (Expunge-Befehl) auf dem ActiveSync-Gerät gelöscht.

Betroffene E-Mail-Clients sind u.a. Mozilla Thunderbird und Microsoft Outlook 2003.

Meldet sich das Mobilgerät am Intra2net System zur Synchronisation, bekommt es alle Änderungen seit der letzten Synchronisation mitgeteilt und aktualisiert daraufhin seine Daten. Genauso werden auf dem Mobilgerät vorgenommene Änderungen an das Intra2net System übertragen.

Aus technischen Gründen benötigen einige Änderungsaktionen allerdings zwei Synchronisationsschritte zur vollständigen Übertragung. Zwischen diesen Schritten müssen mindestens 4 Minuten Zeitabstand sein. Beachten Sie dies vor allem bei mehrstündigen Synchronisationsintervallen. Rufen Sie im Zweifelsfalle die manuelle Synchronisation zwei mal hintereinander im Abstand von 4 Minuten auf dem Mobilgerät auf. Spätestens dann sind alle Daten aktuell.

Auf dem Intra2net System wird im Menü "Benutzermanager > Benutzer : Groupware" eine Liste aller mit dem entsprechenden Benutzerkonto verbundenen Geräte angezeigt. Diese ist gleichzeitig auch für jeden Benutzer selbst unter "Benutzermanager > Eigenes Profil > Groupware" erreichbar.

Über die Schaltfläche "Zurücksetzen" wird der Synchronisationsstand eines Geräts auf dem Server verworfen. Meldet sich das Gerät das nächste Mal zur Synchronisation, werden alle Daten erneut übertragen. Auf diese Weise können Synchronisations- oder Datenkonsistenzprobleme gelöst werden. Dies wird auch automatisch beim Rückspielen eines Backups des Intra2net Systems ausgelöst.

Über eine ActiveSync-Verbindung wird für jeden Groupware-Objekttyp (Termin, Adresse, Aufgabe,...) immer nur ein Ordner übertragen. In einigen Fällen ist aber gewünscht z.B. zusätzlich zum privaten Adressbuch noch ein firmenweites Adressbuch zu übertragen.

Dies kann durch das Einrichten zusätzlicher ActiveSync-Verbindungen realisiert werden. Da die zu übertragenden Ordner pro Benutzerkonto im Menü "Benutzermanager > Benutzer : Groupware" eingestellt werden, muss für jede dieser Verbindungen ein unterschiedliches Benutzerkonto verwendet werden.

Soll z.B. ein firmenweites Adressbuch übertragen werden, kann dafür direkt ein allgemeiner Benutzer wie z.B. info unter dem auch das gewünschte Adressbuch abgelegt ist, genutzt werden. Es gibt keine Beschränkung wie viele ActiveSync-Verbindungen parallel mit einem Benutzerkonto verbunden sein können.

Werden auf diese Weise Kalender oder Aufgabenlisten eingebunden, gelten Erinnerungseinstellungen darin immer für das gesamte Benutzerkonto. Wird dies von mehreren Benutzern geteilt, erscheinen die Erinnerungen auch bei allen.