In Outlook ist es möglich einzelnen Objekten (wie z.B. E-Mails, Terminen oder Kontakten) Kategorien zuzuordnen. Von diesen Kategorien werden zuerst rein die Namen gespeichert und in dieser Form auch durch den Groupware Client auf den Server und andere Outlook-Instanzen synchronisiert. Zusätzlich gibt es in jedem Outlook-Profil eine zentrale (=ordner- und datendateiübergreifende) sog. Hauptkategorienliste. Über diese können den Kategorien Farben zugeordnet werden.
Da jedes Outlook-Profil unterschiedliche Ordner und Konten verbunden haben kann und es somit leicht zu Konflikten zwischen den zugeordneten Farben kommt, ist die Zuordnung von Farben zu den Kategorie-Namen primär eine lokale Konfiguration jedes Outlook-Profils.
Um es dennoch zu ermöglichen auf mehreren Geräten eine weitgehend einheitliche Farbzuordnung zu erreichen, schreibt der Intra2net Groupware Client ab Version 5.0.2 bei neu erstellten oder geänderten Groupware-Objekten die Farbzuordnung mit auf den Server. Beim Hereinsynchronisieren von Groupware-Objekten (nicht E-Mails) mit Kategorien und Kategorie-Farbzuordnung vom Server hängt das Vorgehen davon ab, ob der jeweilige Kategorie-Name bereits in der Hauptkategorienliste vorhanden ist oder nicht. Wenn ja, bleibt die bereits bestehende Kategorie unverändert erhalten. Wenn nein, wird die Kategorie neu in der Hauptkategorienliste angelegt und die Farbzuordnung vom Server übernommen.
Diese Vorgehensweise bedeutet, dass die lokale Hauptkategorienliste mit ihrer Farbzuordnung immer Vorrang vor geänderten Farbzuordnungen auf dem Server hat. Der Nutzer kann dadurch eventuelle Farbkonflikte immer leicht bei sich in der lokalen Hauptkategorienliste auflösen.
Außerdem bedeutet es, dass die letztendlich entstehende Farbzuordnung bei Farbkonflikten zwischen verschiedenen Daten auf dem Server von der Reihenfolge abhängt, in der neue Groupware-Objekte mit farbigen Kategorien hereinsynchronisiert werden.
Um für mehrere Arbeitsstationen oder Outlook-Profile eine weitgehend einheitliche Kategorien-Farbzuodnung zu erreichen, wird folgendes Vorgehen empfohlen:
Verwenden Sie ein gemeinsam genutztes Konto, siehe z.B. 28. Kapitel, „Konzept für öffentliche Ordner“.
Legen Sie darin einen neuen Aufgabenordner an, Name z.B.
Farbkategorien, und geben den Ordner für alle Benutzer zum Lesen frei (siehe 23. Kapitel, „Ordner freigeben“).Legen Sie in diesem Aufgabenordner eine Aufgabe, Titel z.B.
Standardkategorien, an.Machen Sie einen Doppelklick auf die Aufgabe um sie in einem separaten Fenster zu öffnen. Öffnen Sie das Menü der Hauptkategorienliste.
Legen Sie alle gewünschten Kategorien mit der jeweiligen Farbzuordnung in der Hauptkategorienliste an.
Weisen Sie dieser einen Aufgabe alle gemeinsam genutzten Kategorien zu und speichern sie.
Alle Nutzer, die die gemeinsame Farbzuordnung nutzen sollen, verbinden nun in ihrem Outlook-Profil den Aufgabenordner mit den Standardkategorien, siehe 22. Kapitel, „Ordner verbinden“.
Sollten in einigen Outlook-Profilen bereits die in den Standardkategorien abgelegten Kategorie-Namen in der Hauptkategorienliste bestehen, aber andere Farben zugeordnet haben, gehen Sie bei diesen Outlook-Profilen vor wie im nächsten Abschnitt beschrieben um die Farbzuordnung zurückzusetzen.
Mit den folgenden Schritten können Sie die komplette Hauptkategorienliste und Farbzuordnung eines Outlook-Profils zurücksetzen und frisch aus einem gemeinsam genutzten Ordner (siehe vorheriger Abschnitt) importieren:
Schließen Sie Outlook und warten bis der Outlook-Prozess vollständig beendet ist.
Öffnen Sie das Windows Startmenü.
Geben Sie als Befehl ein
outlook.exe /cleancategoriesund führen den Befehl mit Enter aus.Outlook startet in einem speziellen Modus und löscht dabei alle Einträge und Farbzuordnungen aus der Hauptkategorienliste. Die einzelnen Groupwareobjekte behalten ihre Kategoriezuordnungen (also die Kategorie-Namen) unverändert.
Öffnen Sie das Menü "".
Ist der Ordner mit den gemeinsam genutzten Kategorien (siehe Abschnitt 25.4.1, „Vorschlag gemeinsame Farbzuordnung“) bereits verbunden, so entfernen Sie die Verbindung. Warten Sie kurz bis die Aktion von Outlook vollständig umgesetzt ist.
Verbinden Sie den Ordner mit den gemeinsam genutzten Kategorien erneut. Dadurch werden die enthaltenen Daten neu vom Server hereinsynchronisiert und die enthaltenen Kategorien in die Hauptkategorienliste übernommen.
Im Folgenden wird der Prozess beschrieben, mit dem eine bestehende Kategorie-Farbzuordnung netzwerkweit einheitlich für mehrere Benutzer geändert werden kann.
Da es bei unterschiedlichen Farbzuordnungen für die selbe Kategorie wie beschrieben von der Reihenfolge abhängt in der neue Objekte hereinsynchronisiert werden und der Nutzer z.B. beim Einrichten eines neuen Outlook-Profils nur wenig Einfluss auf diese Reihenfolge hat, müssen für eine stabile Farbzuordnung alle Objekte angepasst werden denen die jeweilige Kategorie zugeordnet ist. Das Ändern der Kategorie-Farbzuordnung gilt dabei für Outlook nicht als Änderung der jeweiligen Objekte und löst daher auch kein Schreiben der Objekte mit neuer Farbzuordnung auf den Server aus. Daher sind folgende Schritte notwendig um eine vorhandene Farbzuordnung dauerhaft und auch für neu eingerichtete Outlook-Profile zu ändern:
Schließen Sie Outlook auf allen mit dem Intra2net System verbundenen Arbeitsstationen und stellen sicher, dass es geschlossen bleibt. Bedenken Sie dabei auch Homeoffice-Arbeitsplätze, Mobilgeräte und ähnliches.
Starten Sie Outlook auf einer Arbeitsstation mit einem Outlook-Profil, welches Schreibzugriff auf den zentralen Farbkategorien-Ordner (siehe Abschnitt 25.4.1, „Vorschlag gemeinsame Farbzuordnung“) hat.
Gehen Sie in den zentralen Farbkategorien-Ordner und öffnen dort die Aufgabe für die Standardkategorien mit einem Doppelklick in einem separatem Fenster.
Öffnen Sie das Menü der Hauptkategorienliste.
Weisen Sie der bestehenden Kategorie die neu gewünschte Farbe zu.
Benennen Sie die Kategorie um, indem Sie z.B. eine Zahl an den Namen anhängen.
Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für alle anderen Kategorien denen Sie auch eine neue Farbe zuordnen möchten.
Verlassen Sie den Kategorienlistendialog mit "". Warten Sie bis Outlook die Umbenennung der Kategorie umgesetzt hat. Die Dauer dafür hängt von der Anzahl der betroffenen Objekte und der Größe der Datendateien ab.
Öffnen Sie erneut die Hauptkategorienliste und benennen die Kategorie wieder auf ihren ursprünglichen Namen zurück. Verlassen Sie den Kategorienlistendialog mit "" und warten bis Outlook mit der Umbenennung fertig ist.
Warten Sie bis die Änderungen der lokalen Objekte durch den Groupware Client auf den Server geschrieben wurden. Verwenden Sie dafür die Anzeige im Menü "".
Schließen Sie Outlook auf dieser Arbeitsstation und stellen sicher dass es geschlossen bleibt.
Gehen Sie danach eine Arbeitsstation im Netz nach der anderen durch und führen dort folgende Schritte durch. Bedenken Sie dabei auch Homeoffice-Arbeitsplätze, Mobilgeräte und ähnliches.
![[Achtung]](../images/admon/caution.png) | Achtung |
|---|---|
Achten Sie sorgfältig darauf, dass dabei zu jeder Zeit immer nur eine Arbeitsstation Outlook geöffnet haben darf. Ansonsten können dort die umbenannten Kategorien fälschlicherweise mit in die Hauptkategorienlisten übernommen werden. |
Führen Sie die in Abschnitt 25.4.2, „Lokale Farbzuordnung zurücksetzen“ beschriebenen Schritte durch.
Öffnen Sie das Menü der Hauptkategorienliste.
Benennen Sie alle Kategorien, denen eine neue Farbe zugewiesen werden soll um, indem Sie z.B. eine Zahl an den Namen anhängen.
Verlassen Sie den Kategorienlistendialog mit "". Warten Sie bis Outlook die Umbenennung der Kategorie umgesetzt hat. Die Dauer dafür hängt von der Anzahl der betroffenen Objekte und der Größe der Datendateien ab.
Öffnen Sie erneut die Hauptkategorienliste und benennen die Kategorie wieder auf ihren ursprünglichen Namen zurück. Verlassen Sie den Kategorienlistendialog mit "" und warten bis Outlook mit der Umbenennung fertig ist.
Warten Sie bis die Änderungen der lokalen Objekte durch den Groupware Client auf den Server geschrieben wurden. Verwenden Sie dafür die Anzeige im Menü "".
Schließen Sie Outlook auf dieser Arbeitsstation und stellen sicher dass es geschlossen bleibt.
Wurde der Vorgang auf der letzten Arbeitsstation abgeschlossen, sind die Farbzuordnungen in allen Outlook-Profilen und in allen Objekten auf dem Server einheitlich angepasst. Jetzt kann Outlook wieder auf allen Arbeitsstationen normal genutzt werden.