Outlook erlaubt bei Kontakten zusätzlich zu den vordefinierten Feldern benutzerdefinierte Felder anzulegen (Menüband "Kontakte > Anzeigen > Alle Felder", Auswählen aus Benutzerdefinierte Felder in diesem Element). Diese können pro Kontaktordner definiert und dann bei den einzelnen Kontakten mit Inhalten gefüllt werden.

Der Intra2net Groupware Client kann diese benutzerdefinierten Felder auch auf den Server synchronisieren und damit über verschiedene Workstations oder Benutzer hinweg nutzbar machen. Allerdings muss vor der ersten Nutzung eine Definitionsdatei für diese Felder auf allen Workstations vorliegen.

Die Definitionsdatei ist eine XML-Datei, heißt userdefined_sync_fields.xml und liegt standardmäßig in dem Programmordner, in den der Intra2net Groupware Client installiert wurde. Der Pfad dieser Datei kann aber über den Eintrag SyncTemplatesFilePath in der Registrierung angepasst werden (siehe Abschnitt 31.2, „Erweiterte Einstellungen in der Registrierung“).

Mit dem Intra2net Groupware Client wird eine Beispieldatei als userdefined_sync_fields_template.xml mitgeliefert, die eine genaue Beschreibung und Beispiele enthält, wie benutzerdefinierte Felder definiert werden. Kopieren Sie diese Musterdatei auf userdefined_sync_fields.xml und öffnen sie mit einem XML-Editor (wie z.B. Oxygen, EditiX oder XMLSpy). Alles weitere ist in der Musterdatei beschrieben.

Die benutzerdefinierten Felder können momentan nur mit dem Intra2net Groupware Client genutzt werden. In der Webgroupware oder über ActiveSync können Sie nicht bearbeitet oder angezeigt werden.