Wird ein Benutzer deaktiviert, so kann er sich nicht mehr einloggen und neue E-Mails werden nicht mehr abgelegt (Fehlermeldung: Over Quota). Die E-Mail-Weiterleitungen sind aber weiterhin aktiv. Wir empfehlen, diese Option z.B. für ausgeschiedene Mitarbeiter, die weiterhin unter ihrer E-Mail-Adresse erreichbar bleiben sollen.
Jeder Benutzer kann, wenn es seine Zugriffsrechte erlauben, u.a. sein Passwort und seine E-Mail-Einstellungen auf den Unterseiten von Benutzermanager > Eigenes Profil selbst ändern.
Alle Passwörter werden automatisch auf ihre Qualität überprüft. Dabei kommen verschiedene Algorithmen zur Mustererkennung und Lexika zum Einsatz. Der Benutzer wird gewarnt, wenn das Passwort nur eine geringe Sicherheit bietet. Unterschreitet ein Passwort eine Mindestqualität, wird es abgelehnt.
Über die Reiter im Menü Benutzermanager > Benutzer können benutzerspezifische Einstellungen für das E-Mail-System vorgenommen werden. Diese werden in Abschnitt 15.5, „E-Mail-Adressierung“, Abschnitt 15.6, „E-Mail-Verarbeitung“ und Abschnitt 15.7.1.5, „Benutzerabhängiger Spamfilter“ näher beschrieben.
Auf dem Reiter Benutzermanager > Benutzer : Groupware können die Standardordner für den Benutzer festgelegt werden. Für jeden Benutzer werden automatisch die E-Mail Standardordner (Entwürfe, Gesendete E-Mails, Papierkorb) vom System angelegt. Die Groupware-Standardordner werden dagegen erst bei der ersten Verwendung der Groupware durch diesen Benutzer angelegt. Die Namen der Standardordner können von E-Mail-Clients über die XLIST-Protokollerweiterung abgerufen werden. Sie werden außerdem von der Webgroupware und ActiveSync verwendet.
Die Einstellungen für Webmail werden in Abschnitt 33.2.2, „Signaturen anhängen“, die für ActiveSync in Abschnitt 35.3.3, „Geräte verwalten und neu synchronisieren“ erklärt.