Alle Groupware-Objekte werden auf dem IMAP-Server als einzelne E-Mails abgelegt. Die Groupware-Daten werden dabei XML codiert und als Anhang in der E-Mail gespeichert.

Das verwendete XML-Format basiert dabei auf dem Kolab Storage Format Version 2.0. Die Definition dieses Formats ist zu finden unter https://www.intra2net.com/de/download/manuals/kolabformat-2.0.pdf.

Zusätzlich werden vom Intra2net Groupware Client implementationsspezifische Daten als E-Mail-Kopfzeilen abgelegt. Deren Namen beginnen mit X-mxstore sowie X-Sync. Das Format dieser Kopfzeilen kann sich jederzeit ohne Ankündigung ändern. Diese Kopfzeilen sollten daher nicht von anderer Software interpretiert werden.